01
Meten wat er echt gebeurt
Twee weken lang leggen we vast hoe vaak een stap voorkomt, hoe lang die duurt en hoe vaak hij overnieuw moet. Niet uit het hoofd geschat, maar geteld — uit je mailbox, je pakket of een eenvoudige registratie.
Kantoorwerk
Het kantoorwerk gedaan, zonder dat je er iemand voor hoeft aan te nemen
De meeste kleine bedrijven hebben geen secretaresse of officemanager. Niet omdat het werk er niet is, maar omdat het te weinig is voor een hele baan en te veel om er nog even bij te doen. Het gevolg is bekend: mail blijft liggen, offertes gaan er de dag erna pas uit, facturen worden vergeten en de agenda loopt via twintig appjes. Dat werk kunnen we door systemen laten doen.
Stap nul
Eerst meten waar de tijd weglekt
Automatiseren zonder te meten is gokken met je eigen geld. Daarom begint een traject met een verliesmeting: we brengen in kaart hoeveel tijd een proces werkelijk kost, waar het blijft haken en wat dat op jaarbasis betekent. Pas daarna bepalen we of bouwen zinvol is.
02
Het verlies benoemen
Wachttijd, dubbel invoeren, corrigeren van fouten, zoeken naar informatie, werk dat blijft liggen. Per verliespost zie je hoeveel uur per week eraan opgaat en wat dat kost tegen jouw uurtarief.
03
De rekensom vooraf
Wat kost het proces nu, wat blijft ervan over na automatisering en hoe lang duurt het voordat de bouw terugverdiend is. Valt die som verkeerd uit, dan zeggen we dat — en bouwen we niets.
De verliesmeting is een losse opdracht en je zit er nergens aan vast. Je krijgt een rapport met
de cijfers, de knelpunten en een advies waar de meeste winst zit. Ga je daarna bouwen, dan
verrekenen we de meting met de opdracht.
Per taak
Wat een systeem overneemt, en wat jij houdt
Kantoorwerk bestaat uit twee soorten handelingen: de vaste stappen die elke keer hetzelfde gaan, en de momenten waarop iemand moet beslissen. Het eerste automatiseren we, het tweede komt bij jou terecht — met alles er al bij.
| Kantoortaak | Wat het systeem doet | Wat jij doet |
|---|---|---|
| Inkomende mail | Leest elk bericht, bepaalt onderwerp, urgentie en afdeling, maakt er een taak of ticket van en zet een antwoord klaar. | De mails openen die echt om jou vragen — meestal een fractie van wat er binnenkomt. |
| Afspraken plannen | Stelt tijden voor, bevestigt, stuurt herinneringen en schuift door bij uitloop of ziekte. | Aangeven wanneer je niet gestoord wilt worden. |
| Offertes | Stelt de offerte samen uit vaste bouwstenen en jouw prijzen, klaar om te controleren en te versturen. | De prijs bepalen en op verzenden drukken. |
| Facturen | Maakt de factuur na oplevering, verstuurt hem, bewaakt de betaaltermijn en stuurt de herinnering. | Beslissen wanneer je iemand belt in plaats van nog een herinnering stuurt. |
| Inkomende facturen en bonnen | Herkent leverancier, bedrag en btw, controleert tegen de bestelling en zet klaar voor de boekhouding. | Kijken naar wat afwijkt; de rest loopt door. |
| Documenten | Vult contracten, formulieren en verklaringen in met gegevens die al bekend zijn, en archiveert ze op de juiste plek. | Ondertekenen. |
| Vergaderingen | Luistert mee, levert een samenvatting met besluiten en actiepunten, en zet die uit bij de juiste persoon. | Het gesprek voeren. |
| Klantvragen | Beantwoordt de vragen die vaker gesteld worden, via chat, mail of WhatsApp, en schakelt door zodra het afwijkt. | De gesprekken waar het echt over gaat. |
| Bestellingen en voorraad | Bewaakt levertijden, signaleert tekorten en zet bestellingen klaar bij de leverancier met de beste voorwaarden. | Akkoord geven op wat besteld wordt. |
| Termijnen bewaken | Houdt certificaten, keuringen, contracten en verzekeringen bij en waarschuwt ruim voordat iets verloopt. | Verlengen of opzeggen. |
Je hoeft dit niet in één keer te doen. De meeste bedrijven beginnen bij de mailbox of de facturatie, omdat daar het meeste terugkerende werk zit en het resultaat meteen zichtbaar is.
Eerlijk over de grenzen
Wat een systeem niet doet
Wie belooft dat AI een medewerker volledig vervangt, verkoopt je een probleem. Dit is waar het ophoudt, en waarom we het zo bouwen.
Beoordelen in grijze gevallen
Een klacht die eigenlijk over iets anders gaat, een klant die te ver gaat, een korting die je deze keer wel geeft: dat blijft een mens. Het systeem herkent dat het afwijkt en legt het bij jou neer.
Relaties onderhouden
Een goede secretaresse weet wie ze even moet bellen. Dat is geen taak maar een oordeel, opgebouwd uit jaren contact. Software doet daar niet aan mee.
Verantwoordelijkheid dragen
Een systeem kan een factuur versturen, maar niet besluiten dat je een klant laat gaan. Alles wat gevolgen heeft, gaat langs een mens voordat het definitief is.
En als je wél personeel hebt? Dan verdwijnt het werk niet uit de organisatie
maar uit de agenda: het overtypen, sorteren en nabellen gaat eruit, het klantcontact en de
uitzonderingen blijven. In de praktijk betekent dat meestal ruimte voor werk dat blijft liggen,
niet een gesprek over ontslag. Wat je daarmee doet, is een keuze van het bedrijf — wij bouwen
het systeem en zijn daar eerlijk over wat het wel en niet overneemt.
Onder de motorkap
Hoe zo'n systeem praktisch werkt
Het sluit aan op wat je al gebruikt
Microsoft 365, Google Workspace of gewone IMAP-mail; je agenda, je boekhoudpakket, je CRM. Er komt geen nieuw programma bij waar iedereen in moet leren werken — het werk gebeurt in de systemen die er al staan.
Het houdt een logboek bij
Elke stap is terug te lezen: welk bericht binnenkwam, wat het systeem ervan maakte en waarom. Gaat er iets mis, dan zie je precies waar. Dat is ook de reden dat we het zo bouwen: een systeem dat je niet kunt controleren, vertrouw je terecht niet.
Het weet wanneer het moet stoppen
Per taak leggen we vast wat het zelfstandig mag en waar het moet wachten op een mens. Een offerte onder een bedrag mag automatisch de deur uit; daarboven komt hij eerst bij jou. Die grens verschuif je later gewoon.
Je gegevens blijven van jou
Het systeem draait op je eigen server of hostingaccount binnen de EU. Voor het taalmodel gebruik je je eigen sleutel, dus je houdt zelf in de hand welke gegevens verwerkt worden en je kunt de kraan dichtdraaien wanneer je wilt.
Het begint klein
We starten met één taak die veel terugkomt en weinig risico heeft — vaak mail sorteren of facturen verwerken. Die draait eerst een tijdje mee zonder iets te versturen, zodat je kunt zien of het klopt. Pas als het goed gaat, zetten we hem echt aan.
Je krijgt de broncode
Bij oplevering krijg je het systeem, de documentatie en de broncode. Wil je later verder met iemand anders, dan kan dat. Je zit nergens aan vast.
Veelgestelde vragen
Wat bedrijven meestal vragen
Wat als het systeem een fout maakt?
Dat gebeurt, net als bij mensen. Daarom mag het niets doen wat je niet kunt terugdraaien: berichten gaan pas de deur uit als de drempel dat toestaat, en alles staat in het logboek. In de eerste weken draait het systeem mee zonder te versturen, zodat je fouten ziet voordat een klant ze ziet.
Mag dit met de AVG?
Ja, mits je het netjes inricht. De verwerking gebeurt op je eigen server, je bepaalt welke gegevens het systeem ziet en hoe lang ze bewaard blijven, en we leggen vast wat er verwerkt wordt. Bij gevoelige gegevens — personeelsdossiers, medische informatie — kijken we vooraf wat er wel en niet langs een taalmodel mag.
Waar staan mijn gegevens?
Op je eigen apparatuur. Het systeem wordt lokaal geïnstalleerd op een server, NAS of vaste werkplek in het bedrijfsnetwerk, en de klantgegevens, facturen en personeelsdossiers blijven daar staan. Er is geen verplichte cloud en geen leveranciersaccount waar je van afhankelijk bent. Toegang zit achter een login met rollen, verbindingen lopen over HTTPS en er draaien automatische back-ups met een geteste terugzetprocedure.
Wie doet het werk?
Een team van specialisten: ontwikkeling, dataverwerking, AI en beveiliging. Wie eraan werkt hangt af van wat het systeem nodig heeft, maar je houdt één aanspreekpunt voor de planning en de oplevering.
Moet ik ergens verstand van hebben?
Nee. Je krijgt een scherm waarin je ziet wat er gebeurt en waarin je grenzen kunt verschuiven. De techniek eronder is ons werk.
Wat kost het?
Dat hangt af van hoeveel taken je automatiseert en met welke systemen we moeten koppelen. Na een gratis intake van een half uur krijg je een voorstel met een vaste prijs en een opleverdatum. Pas na akkoord beginnen we; er lopen geen abonnementen door waar je later niet uit komt.
Hoe lang duurt het voordat het draait?
De eerste werkende versie staat er doorgaans binnen twee weken. Die laten we meedraaien, we sturen bij, en daarna zetten we hem aan. Een volledig kantoorpakket bouwen we in fasen, zodat je onderweg al resultaat hebt.
Wat als het niet werkt voor mijn bedrijf?
Dan zeggen we dat in de intake. Er zijn processen waar te weinig herhaling in zit om te automatiseren; dan is een systeem duurder dan het oplevert. Dat hoor je van tevoren, niet achteraf.
Welk kantoorwerk kost bij jou de meeste tijd?
Beschrijf het in een aanvraag. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord met de taak die het meeste oplevert om als eerste over te nemen — en een eerlijk oordeel als het dat niet waard is.